[TIL] 2022.06.29(수) - 회의에 대해

지금 다니고 있는 회사에서 내가 바꾸고 싶은 단 하나를 고르자면 회의 문화를 뽑겠다.

회의의 목적에 비해 지나치게 길어지는 경향이 있다.

회의는 여러 사람이 같은 시간을 공유하면서 생각을 섞는 시간이다. 그만큼 많은 리소스가 투입된다.

그렇기에 더 짧은 시간에 집중해서 원하는 목적을 달성해야 한다.

 

이를 위해 정해놓은 몇 가지 원칙이 있다.

1. 회의에는 꼭 필요한 사람만 소집한다.

2. 회의 참여자들은 회의의 목적, 안건, 산출물에 대해 미리 공유받아 준비를 해와야 한다.

3. 정해진 시간 안에 집중력 있게 참여한다.

4. 회의록은 꼭 적는다.

 

1. 회의에는 꼭 필요한 사람만 소집한다.

회의를 하다 보면 논의 중인 안건에 대해 사전 지식이 없거나, 관련 분야가 아닌 사람이 참여하여 시간을 낭비하는 경우가 있다.

사람이 문제가 아니라 상황이 문제다. 회의에 참여해서 생산성 있는 대화를 나누기 어려운 사람의 시간을 뺏을 뿐이다.

물론 아이데이션의 경우 독창적인 발상이 필요하므로 일부러 이런 사람을 참여시킬 수 있으나 그 외에는 그럴 필요가 없다.

회의 소집 전에 회의 목적 달성에 가장 효율적인 사람들만 소집해서 리소스를 효율적으로 사용하는 게 좋다.

만약 여러 안건이 있고 각 안건에 필요한 인원이 다른 경우 먼저 보내거나, 나중에 들어오도록 하면 된다.

 

2. 회의 참여자들은 회의의 목적, 안건, 산출물에 대해 미리 공유받아 준비를 해와야 한다.

우선 회의 소집자가 이번 회의의 목적, 안건, 산출물을 명확하게 정해놓아야 한다.

그래야 회의에 가장 적합한 인원을 알 수 있고 회의 참여자들에게 사전 준비를 요청할 수 있다.

회의 참여자는 회의 참여 전에 소집자가 공지한 내용을 참고하여 회의에 대해 어느 정도 준비를 해야 한다.

다짜고짜 회의가 열리고 회의 참여자들 모두 어떤 안건에 대해 그 자리에서 생각을 하면서 의견을 말하는 건 시간 낭비다.

더 좋은 안이 나오는 것도 아니고 시간만 질질 끌릴 뿐이다.

 

3. 정해진 시간 안에 집중력 있게 참여한다.

최근의 회의를 거치면서 느낀 점은 회의가 늘어진다는 점이다. 자꾸 논점을 벗어나 다른 곁가지에 시간을 쏟는다.

그러다가 운이 따라주면 좋은 아이디어들이 나오기도 한다. 다만 이로 인한 이점보다는 소모되는 시간이 더 낭비라고 생각한다.

그런 아이디어는 짧은 시간에 타이트하게 진행했을 때도 비슷한 확률도 나올 것이다.

오히려 주어진 시간 안에 목적을 달성해야 한다는 생각에 더 밀도 높은 생각을 하게 되지 않을까?

지금 바로 정하기 어려운 문제들, 사전 지식이 더 필요한 문제들의 경우 다음으로 결정을 미루고 그 안건에 대해서만 집중적으로 다시 회의를 하는 것이 더 좋겠다.

 

4. 회의록은 꼭 적는다.

"저번에 우리가 어떻게 합의했었죠?" 회의하면서 많이 들은 얘기고 나도 자주 한다.

기록하지 않으면 기억에 의존하고 기억은 불확실하다. 기껏 몇 시간을 회의해놓고 기억도 나지 않는 상황이 발생한다.

이를 방지하기 위해서라도 회의록은 꼭 필요하다.

또한 회의록을 작성하다 보면 우리가 지금 논점을 벗어난 이야기를 하고 있는지 파악하기 더 쉽다.

회의록 작성자는 이런 상황에 대해 인지를 시키고 논점을 다시 원점으로 돌릴 필요가 있다.

 

이상이 내가 생각한 더 좋은 회의를 위한 4가지 원칙이다.

뻔한 이야기들이지만 이 뻔한 이야기들이 정말 잘 지켜지지 않는다. 이때는 리더의 역할이 중요하다 생각한다.

팀의 전체 업무 효율을 향상하기 위해서 위 원칙들을 팀 내 잘 녹여내는 것이 중요하다.